【推荐阅读】《精准表达:让你的方案在最短的时间内打动人心》

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最近,我媳妇找了份办公室的工作,回家向我报怨,好久没出去工作,各种事情有点应付不来,交付上司安排的任务时,上司很不满意,嫌她做事不够仔细,汇报又不清不楚。

我也没有很多文职方面的工作经验,但想到最近在看的一本书----《精准表达:让你的方案在最短的时间内打动人心》,倒是能帮上忙。

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这本《精准表达》是日本畅销十年的经典之作,是外企咨询公司、贸易公司等企业培训的必读书。作者高田贵久,拥有多年专业咨询的工作经验,曾在BCG等多家咨询公司任职,后又创业自己做咨询公司,可以说是咨询行业专家。

在职场中,像我媳妇这样的情况,很普遍,特别是一些经验不足的小白,每天可能都会遇到类似的窘境:做事情没条理、做文案不

在职场中如何做到精准表达?

高田贵久将精准表达分为两方面,即如何合理思考和如何准确传达。

一、合理思考

思考,你肯定要有一定的逻辑思考能力,大岩哲之在《靠谱》中曾说职场的基本功之一就是逻辑思考力。逻辑思考能力首先要有逻辑,那什么是逻辑?高田贵久说:“逻辑是指把语言合理地组织起来。”

逻辑又分为分为两种:

⑴纵向逻辑,指任何人都能一眼看懂的因果关系。即因为A,所以B。因为某一件事,导致另一件事的发生。就像因为下雨了,所以出门要打伞。个人觉得纵向逻辑与探案推理很相似,都是一环扣一环,因为一个线索,推理出一段案情。如果你没能进行很好的纵向逻辑说明,就会让人觉得你的表达,不可信或者不理解。就像一件离奇的案件刚刚发生之时,只看最初的现场,就会有一种“这是怎么发生”的诧异,没有线索和推理的时候,一切都是那么的不可理解----怎么会如此?相反,如果你能进行有效的、适当的纵向逻辑说明,就会让人明白现在的结果是经历了哪些一系列的事情才导致的。也就是当案件被破,一切真相大白的时候,人们才会“哦哦哦”的恍然大悟。

⑵横向逻辑,指任何人都能看懂的总分关系,没有遗漏和重复,也就是麦肯锡有名的"MECE"分析法。几乎所有与麦肯锡相关的书籍,都会提到的"MECE"分析法,全称“Mutually Exclusive Collectively Exhaustive”,中文释义“相互独立,完全穷尽”,最早是由麦肯锡女咨询顾问巴巴拉·明托在她的著作《金字塔原理》提出的。它有两个重点,即相互独立,意味着没有重复,划分细致;完全穷尽,意味着没有遗漏,更加全面、周密。我们在做事或者方案时,也要按这个原则去思考和搜索,还有没有没想到的情况,有没有哪两个是一样的,这样做会使我们做事做的很周到、全面,不会让人质疑我们的做事能力。

总结,纵向逻辑和横向逻辑在我们日常工作时,往往是相互结合使用的。一个方案通常会包括几个部分,这时是横向逻辑;而每个部分的具体实施,又伴随着纵向逻辑,它们的最终形态就是金字塔结构。金字塔结构可是逻辑思考的集大成者,也是我们日常思考的逻辑框架。

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很多时候,一个方案即便有了逻辑思考,还会被人质疑当中的某一部分,就像书中故事里,户崎提交了一份有逻辑的方案后,宫里社长还是会质疑为什么一定要与塔里克丝公司合作。

因此我们除了要有逻辑思考以外,还要有另外的一种能力,那就是验证假说能力。

所谓验证假说,是指“首先找出对方可能提问的问题,然后推测出可能的答案,最后找到客观证据来证明自己的答案”。

根据这个含义可以把验证假说分为5个步骤:

⑴理解目的==》⑵把握论点==》⑶构建假说==》⑷实施验证==》⑸提取启发。

通过验证假说,提前做好准备,当事情来临时,便可游刃有余地面对。

二、准确传达

方案在拥有了逻辑思考和验证假说之后,就要进入传达环节,要把你的方案传达给上司、同事、客户等,而最直接的方式就是开会。

如果我问你喜欢开会么,相信你会说“NO!”,很少有人喜欢开会;那你喜欢参加派对么,“当然。”我们大家都喜欢派对。

你有想过这是为什么吗,为什么你不喜欢开会,而喜欢参加派对?

那是因为会议设计的不够好,缺少了派对设计者的那份创意。

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想要设计好一场会议需要注意两点,即确定会议的“着陆点和着陆形式”。

所谓会议的“着陆点”,就是你设计会议的定位,它是一个什么样的会议,在整个方案这次会议处在什么位置,要讨论到何种程度。也就是弄清这次会议的本质是什么。然后是确定“着陆形式”,就是你要想把会议设计成什么样的风格。这个可以根据参加会议的人员来定,比如年轻人为主,那就加一些当下流行的、时尚的元素进去;如果老年人多一些,那就把他们关心的内容元素加进去,像健康、养生等。这些就是为了迎合参会人员的风格,以他们能理解的方式设计会议和方案,通过率自然会大大提升。

要做到准确传达的最后一步就是制作商务文本。

做个产品演示PPT,你的方案文书、计划书,业绩表、进度表,等等各种形式的书面文件,都是我们的日常工作,然而商务文件做的好不好,可是直接关系到咱们项目的成败,因为它以文本的形式加载了整个方案,是对方最直观了解咱们方案的关键工具。那么你擅长做这些商务文本么?

高田贵久把制作商务文本分为5个步骤:

1.制作文字信息。其中文字信息包含3种内容(说明、事实、启发),4个要素(目的性、崭新性、明确性、方向性),4种表述手法(把结论放到前面、删除多余的语句、避免词汇重复、使用概括性词汇)。

2.制作图表。其中图表分为内容、排版两个概念,可以从三个方面着手修饰:⑴尽量使用图形,⑵设计合适的标题,⑶在重点部分加以标识。

3.制作幻灯片。其中有两点要注意的事项(幻灯片上方必须添加文字信息,文字信息和图表应相呼应),三个使用技巧(按照阅读习惯,从左上方到右下方排列图表、对齐行和列,整齐排列图表)。

4.制作资料包。其中分为4种类型(自上而下纵观全体型、自上而下连锁把握型、自下而上纵观全体型、自下而上连锁把握型),三个切入点(操作视点、项目视点、论点视点)。

5.资料群。其由8个资料包构成(①摘要,②前提,③全景,④内容,⑤论点清单,⑥问答卡,⑦日程安排,⑧参考数据)。

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高田贵久在《精准表达》里为我们详细讲述了进行精准表达时所需要的四种能力:逻辑思考能力、验证假说能力、设计会议能力和制作商务文本能力,综合起来就是合理思考和准确传达。

合理思考助我们认清事物本质,拥有自己思考框架,能够从容面对问题。而准确传达则是让我们的想法能够清晰地传达给其他人,让对方能深刻地理解我们。没有合理思考,则不会有我们完整的想法;没有准确传达,就不能让其他人理解我们的想法。如果你的想法只是零碎的,且不被人理解的,那你的方案还能实现么?

文章来源:简书

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